Monday, October 24, 2011

Memberitakan Alasan, Menggapai Produktivitas


Dulu tempat saya bekerja, per dua minggu sekali, kita ada acara chorei (cho berarti Pagi, rei Berarti hormat) yakni semacam "briefing pagi" di tradisi kita. Bedanya, kalau briefing pagi di tempat kita terlampau banyak "bunga-bunga" bahasa dan basa-basi yang terkadang membuat makna pesan yang disampaikan agak kabur. Chorei di yang dilakukan di perusahaan saya, lebih banyak menyampaikan fakta-fakta lapangan, seperti tingkat prosentase defect produk yang diproduksi agar dibawah 0,005%, agar tetap mengurangi kesalahan produksi, sampai kiat-kiat secara singkat untuk berperilaku produktif disertai dengan penjelasannya.

Seperti yang kita ketahui bersama, berperilaku produktif adalah akar untuk memenangkan persaiangan. Tak heran, di Jepang, termasuk di perusahaan tempat saya magang, masalah produktivitas ini merupakan "never ending process" yang selalu diteriakkan dalam acara chorei tadi. Yang membedakan adalah topiknya saja. Tapi menurut saya, yang menarik dalam chorei tadi, setiap ada penjelasan dan langkah baru dalam tindakan lebih produktif. Sachou (CEO), Buchou (direktur) , Kachou (Manajer/Kepala Bagian) bahkan sampai Kakarichou (Kepala Seksi) tidak lupa memberitahukan "alasan" mengapa harus begini dan harus begitu. Kita tahu semua, orang Jepang sangat rigid tentang hal ini. Sebuah langkah sosialisasi efektif, yang saya lihat belum banyak perusahaan di Indonesia bisa mengadopsinya.

Jadi, ketika ada SOP baru tentang sesuatu hal turun. Bisa dipastikan beberapa alasan menyertai mengapa langkah "lebih produktif" itu disosialisasikan pasti ada. Sehingga semua awak perusahaan mengetahui alasan dibalik serangkaian langkah produktivitas yang diambil oleh perusahaan. Sehingga pemahaman terhadap sebuah langkah "produktivitas" menjadi lebih penuh dan holistik. Tidak parsial. Lebih lanjut, ketika melakoni langkah-langkah produktif, yang sekilas mungkin lebih ribet, tapi karena dibarengi adanya penjelasan yang memadai, maka ia tahu mengapa langkah tersebut harus dilakukan. Tak jarang karena tahu lebih produktif muncul kepuasan serta kegembiraan dalam melakoninya.

Pernah, seorang office Boy (OB) di sebuah kantor pernah ditanya mengapa kalau menyajikan teh atau kopi kepada tamu di ruang presedir selalu menggunakan cangkir (gelas) paling kecil, kecuali ada permintaan khusus dari tamu atau sang direktur menggunakan cangkir yang lebih besar. Alasan yang dikemukakan oleh sang office boy masuk akal, karena jarang sekali tamu di ruangan presedir itu menghabiskan minuman yang disajikan. "Buang-buang gula sama teh saja, karena kalau sisa kan dibuang", papar sang OB. "Mereka bukan tamu yang datang karena haus di ruangan Boss." Dari pembicaraan ini, terlihat bahwa ajakan untuk berperilaku produktif di kantor tersebut "berhasil", setidaknya jajaran terbawah di kantor itu mampu memaparkan alasan mengapa harus menyuguhkan minuman dengan cangkir paling kecil untuk tamu seorang presedir.

Seorang mekanik sepeda motor di sebuah bengkel ternama yang saya sambangi ketika saya mengisi pelatihan disana, saya lihat rata-rata mampu mengerjakan servis ringan sebuah sepeda motor di bawah rata-rata waktu yang disyaratkan. Sehingga antrian panjang yang akan mengantri di bengkel itu terlayani dengan relatif cepat dan baik. Salah satu resep manjur mengapa bisa cepat dalam menservis ringan adalah kedisplinan yang diterapkan untuk tidak meletakkan alat mekanik yang jauh dari jangkauan tangannya. Sehingga ketika dia membutuhkan alat mekanik tertentu tidak perlu mengambil di tempat kotak temannya lain yang menyebabkan waktu bolak-balik makan waktu. Dalam terminologi Kaizen 5S, hal itu termasuk Seiton, yakni meletakkan pada tempatnya sehingga ketika akan digunakan selalu siap sedia untuk digunakan.

Penajaman produktivitas dalam kantor memerlukan sebuah "kerelaan" para middle-up management untuk selalu menyediakan waktu untuk menjelaskan lebih lanjut makna dari setiap langkah produktivitas yang diambil. Tidak sekedar instruksi dan perintah saja yang beraroma "indoktrinasi". Jadi setiap langkah produktif yang diambil, hanya dimengerti dan dipahami para para punggawa atas saja. Jangan heran kalau melihat himbauan atau slogan positif yang bernada produktif dari sebuah perusahaan terasa kering kerontang, karena sering alpa dijalankan oleh para bawahan. Salah satunya karena para atasan tidak menyediakan waktu untuk "menjelaskan" policy produktivitas itu. Jadi sempatkan diantara dekapan kesibukan Anda untuk meluangkan waktu untuk itu atau kalau tidak bisa, Anda perlu menyewa konsultan untuk mensosialisasikan hal itu.

Tahu mengerjakan sesuatu dengan benar dalam langkah produktivitas itu sangatlah penting. Jadi buang rasa malas Anda untuk meluangkan diri menjelaskan raison de etre setiap langkah produktif yang diambil perusahaan. Malas melakoni akan melahirkan malas berpikir. Malas berpikir lebih lanjut menghadirkan malas merenung. Ujung-ujungnya jadi malas melayani. Wah sangat berbahaya kalau sudah malas melayani.

Jadi Sudahkan Anda melakukannya kepada tim yang Anda pimpin?

 
Jorganizer Hamdani
024-7060.9694 (flexy)
hope 4 the best n prepare 4 the worst
knowing is nothing without applying

No comments:

Post a Comment

Tak ada gading yang tak retak, saran dan kritik akan kami terima dengan senang hati. Anda sopan kami segan.

Followers

Networked Blog