Tuesday, November 10, 2009

Negotiation.

Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.

Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi,
mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu. Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf, bahkan untuk menentukan dimana akan makan siang kita harus
bernegosiasi dengan rekan sekerja kita.

Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomadasi kepentingan orang lain. Negosiasi dilakukan oleh semua manusia yang berinteraksi dengan manusia
lainnya. Mulai dari anak kecil sampai orang tua, semua lapisan dari kalangan sosial terbawah sampai dengan kaum elit di kalangan atas. Negosiasi dilakukan mulai dari rumah, sekolah, kantor, dan semua aspek kehidupan kita. Oleh karena itu penting bagi kita dalam rangka mengembangkan dan mengelola diri (manajemen diri), untuk dapat
memahami dasar-dasar, prinsip dan teknik-teknik bernegosiasi sehingga kita dapat melakukan negosiasi serta membangun relasi yang jauh lebih efektif dan lebih baik dengan siapa saja.

Kita bernegosiasi dengan siapa saja, mulai dari isteri atau suami, anak, orang tua, bos kita, teman dan relasi bisnis. Dan kegiatan negosiasi kita lakukan setiap saat setiap hari. Negosiasi dapat berupa apa saja – gaji kita, mobil dan rumah yang kita beli, biaya servis mobil, biaya liburan keluarga, dan sebagainya. Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi sekedar menginginkan tidak cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi dapat terjadi dengan sukses, kita harus juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut.

Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley,
dijelaskan tentang definisi NEGOSIASI yaitu suatu cara untuk
menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua
pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan
di masa mendatang. Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah
karakteristik utama, yaitu:

1. senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual,
perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung
konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam
akhir negosiasi;
3. menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu – baik berupa tawar
menawar (bargain) atau tukar menukar (barter);
4. hampir selalu berbentuk tatap-muka – yang menggunakan bahasa
lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
5. negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau
sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
6. ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil
oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah
pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh
prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi
atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif
penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang – kalah masing-
masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

[ADA GAMBAR DI SINI]

1. Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan
menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa
berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan
konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut.
Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu
menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara
ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang
ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban
dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi
konflik harus dapat segera diselesaikan.

2. Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak
lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita
untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar
sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih
mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah
suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya
penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak
yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga
sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan
penyelesaian yang cepat dan tegas.

3. Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah –
mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau
mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk
menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga
merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari
konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.
Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita
menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna
terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki
esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk
juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita
bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

4. Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi
atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan
menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama
yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang
paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua
kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama
lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak
untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang
yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa
masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau
tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk
mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

Negosiasi Dengan Hati

Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali,
mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain.
Disinilah seringkali banyak diantara kita tidak menyadari bahwa
negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam
hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es,
dimana puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan
yang dinyatakan dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan,
maupun hubungan atau relasi bisnis yang didasarkan pada hitungan
untung rugi. Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi
adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat,
keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh
individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam
proses negosiasi. Hal-hal yang didalam inilah justru seringkali
menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif.

Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut
sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu
karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam
kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang
kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-
kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin
menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam
bernegosiasi).

Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan
hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam
negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut
yaitu: karakter, metoda dan perilaku. Dalam banyak hal, negosiasi
justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat
formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks,
di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi
kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal
formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki
keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi
dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.

Langkah-langkah bernegosiasi

Persiapan

Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan.
Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang
akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri
yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus
kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas
apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas
dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi.
Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk
melakukan tawar menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.

Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita.
Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang
paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi (sudah pernah kita
bahas dalam edisi Mandiri 22). Bagi kita yang menguasai teknik
pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita
dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita,
sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita
menjadi lebih siap dan percaya diri.

Pembukaan

Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan.
Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum
proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan
baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan,
dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap
yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant
(menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh
dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan
dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan
memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada
beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:

a. Jangan memegang apapun di tangan kanan anda ketika memasuki
ruangan negosiasi;
b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;
c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;
d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali
pembicaraan.

Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common
ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan
dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki
perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat
dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

Memulai proses negosiasi

Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan
(proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang
perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut
adalah:

a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai
pembicaraan pada materi pokok negosiasi;
b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda
secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;
c. Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk
mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;
d. Sediakan ruang untuk manuver atau tawar menawar dalam
negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;
e. Sampaikan bahwa "jika mereka memberi anda ini anda akan
memberi mereka itu – if you'll give us this, we'll give you that."
Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan
sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.

Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan
dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak
lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-
teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan
tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak
mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun
penuh perhatian.

Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)

Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita
perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu
wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual
(Seller's Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer's
Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer's
Ideal Offer, Buyer's Realistic Price dan Buyer's Highest Price pada
sisi pembeli dan Seller's Ideal Price, Seller's Realistic Price dan
Seller's Lowest Price pada sisi pembeli.

Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di
dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh
Seller's Realistic Price dan Buyer's Realistic Price. Biasanya
kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan
penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

Membangun Kesepakatan

Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan
dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua
pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or
agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk
melaksanakannya.

Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai
kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak
tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus
dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak. Sehingga
kita tidak bertepuk sebelah tangan. Sehingga penting sekali dalam
awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak
lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh
maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada
yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan,
maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu
perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation
dan arbitration melalui pihak ketiga.

Demikian sekilas mengenai negosiasi, yang tentunya masih banyak hal
lain yang tidak bisa dikupas dalam artikel pendek. Yang penting bagi
kita selaku praktisi Mandiri, kita harus tahu bahwa negosiasi bukan
hal yang asing. Setiap kita adalah negosiator dan kita melakukannya
setiap hari setiap saat. Selain itu negosiasi memerlukan karakter
(artinya menggunakan seluruh hati dan pikiran kita), memerlukan
penguasaan metoda ataupun teknik-tekniknya dan memerlukan kebiasaan
dalam membangun perilaku bernegosiasi yang baik dan benar.


WANTING TO WIN IS EVERYTHING

Success is connected with continuous action. It's largely a matter of hanging on after others have let go. You're not finished when you're defeated, you're only finished when you quit.

The most important quality essential to success is perseverance. It overcomes almost everything, even nature. You can have a fresh start any time you choose, for "failure" is not in the falling down, but in the staying down. It's not over until it's over.

If you've got the courage to stick it out, you'll attain your goal. Winning isn't everything, but wanting to is.

If at first you don't succeed, try, try, try again.


Jorganizer Hamdina
"Professional Great Negotiator"
024-7060.9694

No comments:

Post a Comment

Tak ada gading yang tak retak, saran dan kritik akan kami terima dengan senang hati. Anda sopan kami segan.

Followers

Networked Blog